Utilizando o email como ferramenta eficiente de comunicação interna #cirandablogs

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Mesmo nesta era das mídias sociais o email continua sendo a principal ferramenta de comunicação, principalmente no mundo corporativo. Apesar de se falar bastante das mídias sociais sendo utilizadas em intranet (rede local de trabalho) ou mesmo sendo usadas através da internet, precisamos lembrar que email ainda é a ferramenta de mais fácil acesso.

Se você quer manter os colaboradores de sua empresa bem informados sobre o que está acontecendo com a empresa, você deve avaliar como está realizando o envio de emails. Não basta apenas enviar, tem que mensurar, assim como em qualquer campanha de email marketing.

Mantenha a qualidade

A tarefa de construir email interno da empresa às vezes sobra para o pessoal do RH, que nem sempre tem mão de obra qualificada para construi-los, acaba fazendo emails simples, só com texto, ou investindo em layouts de pouca qualidade. O trabalho de envio de email interno deve ser feito em conjunto com os responsáveis pela comunicação interna e pelos responsáveis de criar email para a sua empresa.

A qualidade utilizada nos envios internos deve ser compatível com a qualidade dos envios para os seus consumidores, pois se você realmente tem interesse que alguém leia aquela mensagem, você vai fazer o máximo para chamar atenção para os pontos principais. Portanto, a construção de um email interno segue as mesmas regras do email marketing, sempre pensando muito bem em um assunto chamativo, uma mensagem com objetivos claros e quem sabe até trabalhar com teste A/B.

Cuidado com a quantidade

Um dos maiores problemas dos emails internos é o excesso. Quem trabalha na frente do computador sabe como o excesso de emails atrapalha a sua produtividade e concentração. Se os funcionários notam que uma mensagem é repetitiva e sem conteúdo relevante para ele, logo passa a ignorar as mesmas. O resultado disso é que os emails internos passam despercebido e acabam perdendo a sua utilidade.

É importante haver um controle, para evitar que se enviem emails demais. Caso a sua empresa tenha bastante conteúdo para ser enviados para os seus colaboradores, procure diminuir o número de envios enviando vários em um só ou criando um resumo diário que leva até alguma página ou documento específico.

Procure segmentar bem quem irá receber cada mensagem. Assim como em qualquer campanha de marketing, quanto mais segmentado melhor. Você diminui o número de mensagens que cada usuário recebe e aumenta a relevância de cada email que o colaborador recebe.

Pense mobile

Mesmo se tratando de emails internos, que geralmente podem ser abertos apenas através dos computadores da empresa, é importante começar a pensar em mobile. É muito comum em PME os colaboradores terem acesso aos emails de qualquer local, mesmo em suas casas, e em grandes corporações é cada vez mais comum o uso de smartphones e tablets como ferramenta de trabalho. Por estas e outras razões, é importante prestar atenção no uso de email através de dispositivos móveis.

Se você quiser uma ajuda sobre isto, recomendo dar uma olhada em nosso artigo sobre email para dispositivos móveis.

Busque interação

Uma das principais desvantagens do uso de email em relação a qualquer mídia social é a falta de interação com os receptores. Enquanto uma publicação em qualquer mídia social tende a ter espaço para comentários e discussões, no email, a única opção para quem recebe a mensagem é responder de volta.

Diversas pesquisas têm mostrado o quão interessado em ferramentas sociais estão os funcionários de várias empresas, portanto, buscar interagir, mesmo que por email, pode ser uma forma de suprir essa necessidade.

A primeira dica que daria neste sentido é pensar seriamente em uma rede social ou blog interno, algo que as pessoas possam ter acesso às últimas notícias da empresa e possam interagir neste espaço. Caso isso não seja possível, utilize o email para gerar interações, como pedido de opiniões sobre o email enviado – que posteriormente pode ser compartilhado com os outros no próximo envio.

Não há como negar que as mídias sociais são ferramentas melhores para gerar interações, mas isso não quer dizer que você não deve tentar o mesmo através dos emails.

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Publicado por

Dennis Altermann

Fundador-Editor aqui no blog Midiatismo, trabalhando com marketing digital na DuPont Pioneer do Brasil. Entusiasta e estudioso nas áreas de comunicação, cultura, comportamento e tecnologias digitais.